Otilus

Otilus est un logiciel français de gestion de projets, de tâches et de workflows. Accessible en ligne, il aide les entreprises, les associations et les acteurs publics à organiser leurs activités, à coordonner leurs équipes et à suivre leurs échéances. Il rassemble les informations utiles au travail collectif pour permettre à chacun de comprendre où en sont les projets, quelles sont les priorités et quand intervenir.

Son fonctionnement repose sur un Kanban repensé : chaque carte représente un projet et progresse dans des colonnes correspondant aux différentes phases de son cycle de vie. Ces phases sont personnalisables selon les processus de l’organisation. Chaque carte centralise les tâches et sous-tâches, les échéances, les collaborateurs concernés, les documents, les notes et l’historique du projet. Les équipes disposent ainsi d’un espace commun pour suivre chaque dossier et conserver son contexte.

Otilus associe plusieurs outils complémentaires pour organiser le travail. Le tableau Kanban offre une lecture visuelle de l’avancement des projets. Le diagramme de Gantt facilite leur planification dans le temps. La matrice d’Eisenhower permet de hiérarchiser les actions selon leur urgence et leur importance. Une vue personnelle rassemble les tâches attribuées à chaque utilisateur pour l’aider à identifier ses prochaines actions.

Les scénarios d’automatisation accompagnent les processus récurrents. Selon le type de projet ou son passage dans une phase, ils permettent notamment de créer des tâches, de les attribuer à des collaborateurs et de déclencher des actions de suivi. Les équipes peuvent ainsi formaliser leurs méthodes de travail, limiter les manipulations répétitives et réduire les oublis.

Le suivi des tâches permet de savoir ce qui a été réalisé, par qui et à quel moment. Les projets peuvent être mis en pause, puis repris en conservant leurs informations, ou archivés une fois achevés. Cette continuité facilite la transmission des dossiers et la consultation des travaux antérieurs.

L’approche visuelle d’Otilus vise à faciliter l’organisation de chacun et à réduire la charge mentale. La lisibilité des phases, la centralisation des informations et la clarification des priorités aident les utilisateurs à garder une vue d’ensemble tout en se concentrant sur les actions à mener. Cette approche aide aussi les personnes neurodivergentes, notamment celles présentant un TDAH ou un TSA, au sein d’un outil destiné à toutes les équipes.

Hébergé en France, Otilus inscrit la gestion collaborative des projets dans une démarche de souveraineté numérique et de maîtrise des données. Ses tableaux personnalisables et ses modèles préconfigurés permettent de l’adapter à différents métiers et usages : suivi de dossiers clients, ressources humaines, marketing, projets techniques ou coordination opérationnelle.